[科技] 1993年的库存管理系统

文章时间: 2025-6-23 周一, 下午3:42


1993年，在创办印刷厂的第一年，我就遇到了一个让我至今难忘的问题——库存混乱。印刷行业看似简单，其实暗藏无数细节，每一种纸张都有不同的克重、尺寸、材质、用途和批次要求，而每一次印刷任务，都必须严格匹配纸张的规格和数量。当时，几乎所有同行都靠手写登记和人工盘点，仓库里一摞摞厚厚的记录本，有时上面还沾着墨迹和油污。我也尝试过手写，但随着业务的快速增长，纸张种类从最初的十几种扩展到几十种，出入库频繁而复杂，账本记录根本跟不上节奏。每次找货、核数、调配，都要花费大量时间，尤其在赶工的时候，一旦找错一批纸，整条生产线都要停下来等待。最严重的一次，我们为了找一批客户指定的高克重铜版纸，整整停工了四个小时，那一刻我意识到，如果库存问题不解决，印刷厂根本不可能接更大的单子。

我开始思考如何用更高效的方式来管理库存。那时没有什么ERP系统，更没有现成的库存软件，唯一能用的工具就是微软刚推出不久的EXCEL。我对电脑并不精通，但我有逻辑结构思维。我把库存当成一套动态系统来拆解：纸张的尺寸、克重、供应商、用途、入库时间、批次号、当前库存、消耗记录，这些数据必须一一对应，形成完整的链条。于是，我一边学EXCEL公式，一边用最笨的方法逐项录入，反复测试，确保公式计算准确无误。

渐渐地，一套最早版本的库存管理系统成型了。每一种纸张都有唯一的编码，所有入库和出库数据都记录在表格中，EXCEL公式会自动计算剩余库存。当库存量低于设定阈值时，单元格会自动变色提醒。每周我会打印最新的库存表，张贴在仓库的墙上，方便现场人员随时查看。这种方法后来被称为“系统 + 现场同步”，但在当时，我只是凭直觉这样做，没想到自己无意间完成了一次管理模式的创新。

这套系统的效果立竿见影。原本需要半小时才能确认一批纸的库存数量，现在只需点开表格，几秒钟就能看到结果，甚至还能根据出库趋势预测下周的用量。更重要的是，它极大地减少了错误。过去仓库偶尔会出现纸张错领或多领的情况，现在完全消失了，生产效率提升得令人惊讶。

记得有一次，悉尼某政府部门派人来厂里验厂，对我们的管理体系进行审查。按照流程，我向他们演示了这套库存系统的运行，从进货登记到出库记录，再到结余统计和库存提醒，每一个环节都清清楚楚。那位官员看完后沉默了几秒，随即连连点头，称赞我们的小厂拥有“超出行业平均水平十年的管理能力”。没过多久，我们就顺利拿下了几个政府部门的大宗印刷订单，这为我们稳定资金流、扩展市场奠定了坚实的基础。

回想起来，那时候我并不知道自己在做什么“系统开发”，也没有想过这会成为日后跨界创新的起点。我只是面对现实中的混乱，逼着自己去找一个最合逻辑的解决方案。正是这种“必须解决”的心态，逼出了我的第一套结构化管理系统。这套系统不仅帮助我度过了创业初期的混乱阶段，也让我对信息结构化管理产生了深刻的理解。

更重要的是，这套1993年自行搭建的库存管理系统，后来成为我设计全澳智能物流系统的灵感源头。2013年，我正式推出了自己的智能物流平台，覆盖仓储、运输、清关、派送全链路，支撑了数以万计的跨境电商业务。而如果没有1993年那段在悉尼小工厂里摸索EXCEL公式的经历，就不可能有后来的系统化思维和跨领域的逻辑整合能力。

我常常想，如果当时我跟随行业惯例，继续用手写账本、靠人工记忆管理库存，那么“第一印刷厂”也许撑不过几年，最终被市场淘汰。而正是那次看似微不足道的创新，让我第一次体验到信息结构化的力量，也让我明白，任何复杂的系统，都可以通过逻辑和结构被重组和优化。

今天回望，那套库存管理系统看似简单，只有几张表格和一些公式，但它背后蕴含的，却是我一生跨界探索的雏形。它让我意识到，技术从来不是目的，结构和逻辑才是核心。